Mga Solusyon sa Dokumento at Workflow na Partikular sa Industriya
Para sa mga organisasyong may regulasyon na nangangailangan ng pagsunod, paghahanda sa audit, at kumpletong kontrol sa data
Magkaparehong Hamon. Inaangkop na Solusyon.
Pagsunod
Matugunan ang mga kinakailangan ng regulasyon nang hindi nakakaabala sa operasyon
Paghahanda sa Audit
Kumpletong dokumentasyon at traceability kapag kailangan mo
Kontrol sa Data
Malaman kung nasaan ang iyong mga dokumento at sino ang may access
Transparency ng Proseso
Subaybayan ang bawat aksyon nang may kumpletong visibility
Hindi namin iniimbento muli ang pamamahala ng dokumento para sa bawat industriya. Inaangkop namin ang napatunayang mga kakayahan sa mga partikular na kinakailangan, workflow, at regulasyon ng iyong sektor. I-click ang anumang use case sa ibaba para tuklasin kung paano ito gumagana sa praktikal.
Gobyerno at Pampublikong Sektor
Pagsunod sa Pilipinas, soberanya ng data, at paghahanda sa audit.
Mag-deploy on-premise sa loob ng imprastraktura ng gobyerno nang may kumpletong kontrol. Tugunan ang mga kinakailangan ng RA 9470 sa pamamahala ng rekord nang hindi nakakaabala sa operasyon.
Pangunahing Gamit
I-click ang anumang use case para tuklasin ang buong workflow
Para sa: Mga Consultant, Mga Pinuno ng Departamento, Mga Koponan ng Pagpaplano ng ICT
Ano ang Ibig Sabihin Nito sa Praktikal
Walang Dependency sa Cloud
Mag-deploy sa loob ng iyong sariling data center. Kumpletong kontrol sa lokasyon ng data at access.
Kumpletong Audit Trail
Subaybayan ang bawat paghawak sa dokumento. Malaman kung sino ang tumingin, nag-edit, o nag-apruba ng anumang file.
Pamamahala ng Retention
Automated na mga patakaran sa retention. Mag-archive o magtapon ayon sa legal na kinakailangan.
Pagbabahagi sa Pagitan ng mga Ahensya
Secure na pagpapalitan ng dokumento sa pagitan ng mga departamento nang walang email attachment.
Ano ang Ibig Sabihin Nito sa Praktikal
Pagsasama ng Loan File
Kolektahin ang mga dokumento ng KYC, verification ng kita, rekord ng collateral sa isang secure na lokasyon.
Mga Workflow ng Pag-apruba
I-route ang mga aplikasyon ng kredito sa tamang approval chain na may dokumentadong desisyon.
Dokumentasyon ng Panganib
Panatilihin ang kumpletong rekord para sa panloob na audit at regulatory examination.
Pagsunod sa Retention
Sumusunod sa BSP at SEC na retention ng rekord na may automated na pagpapatupad ng patakaran.
Pananalapi
Mga Bangko, Pagpapautang, Fintech, Accounting
Pamamahala ng panganib at pagsunod. Mga panloob na kontrol na may audit trail. Mas mabilis na pag-apruba nang hindi nawawalan ng kontrol.
Pangunahing Gamit
I-click ang anumang use case para tuklasin ang buong workflow
Para sa: CFO, Mga Compliance Officer, Mga Pinuno ng Operasyon
Insurance
Mataas na dami ng dokumento na may mahabang retention period.
Pabilisin ang pagproseso ng claim habang pinapanatili ang pagsunod sa regulatory scrutiny. I-standardize ang proseso sa lahat ng branch.
Pangunahing Gamit
I-click ang anumang use case para tuklasin ang buong workflow
Para sa: Mga Claims Manager, Mga Operations Director, Mga Koponan ng Compliance
Ano ang Ibig Sabihin Nito sa Praktikal
Pangasiwa ng Dami
Iproseso ang libu-libong polisiya at claim nang walang manual na overhead sa filing.
Pagbilis ng Claim
I-route ang claim sa adjuster at approver na may susubaybayan na status at deadline.
Consistency ng Branch
Mga standardized na proseso sa lahat ng lokasyon na may sentralisadong oversight.
Pangmatagalang Retention
Panatilihin ang policy record nang mga dekada na may secure na archival at instant na retrieval.
Ano ang Ibig Sabihin Nito sa Praktikal
Pagiging Kumpidensyal ng Kliyente
Ang role-based na access ay nagsisiguro na tanging awtorisadong staff lamang ang makakakita ng sensitibong usapin.
Integridad ng Dokumento
Version control at chain of custody para sa bawat kontrata at case file.
Suporta sa Litigasyon
Pagsama-samahin ang case dokumento na may date stamp at audit trail para sa court proceeding.
Pananagutan sa Propesyon
Ipakita ang pagsunod sa mga pamantayan ng propesyon at mga kinakailangan sa etika.
Legal at Propesyonal na Serbisyo
Pagiging kumpidensyal, chain of custody, at version control.
Suportahan ang litigasyon at paghahanda sa audit habang pinapanatili ang pananagutan sa propesyon.
Pangunahing Gamit
I-click ang anumang use case para tuklasin ang buong workflow
Para sa: Mga Managing Partner, Mga Legal Counsel, Mga Compliance Officer
Mga Kakayahang Cross-Industry
Ang mga napatunayang kakayahang ito ay na-deploy sa bawat sektor na aming pinagsisilbihan. I-click ang anumang kakayahan para makita kung paano ito nalalapat sa praktikal.
Handa nang Magpatupad ng Solusyon para sa Iyong Industriya?
Nauunawaan namin ang mga regulated na kapaligiran. Pag-usapan natin kung paano makakatulong ang pamamahala ng dokumento sa loob ng iyong mga partikular na kinakailangan sa pagsunod at operational na hadlang.
Mag-iskedyul ng KonsultasyonPamamahala ng Lifecycle at Retention ng mga Rekord
Ang Town of Henrietta ay permanenteng nag-archive ng higit sa 500,000 dokumento ng gobyerno — meeting minutes, planning at zoning case file, registration form, claim, at lawsuit — na may buong searchability at pagbabahagi sa pagitan ng departamento.
Intake at Capture
Mga papel na rekord, scanned na file, email correspondence, at digital na form mula sa iba't ibang departamento ay naa-capture sa central repository.
Mga Uri ng Dokumento
Mga resolution, ordinance, memorandum, kontrata, permit, personnel file, financial record, at archival na dokumento.
Mga Approval Actor
Mga records officer, pinuno ng departamento, legal counsel, at archives staff na nag-aapruba ng retention schedule, transfer, at pagtatapon.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa mga umiiral na file share, email system, at ERP platform para ma-capture ang mga dokumento sa punto ng paglikha.
Retention at Lifecycle
Ang retention period ay naa-configure ayon sa uri ng dokumento base sa RA 9470. Ang pagtatapon ay naka-log na may petsa, nag-apruba, at paraan.
Audit Evidence
Bawat access, pagbabago, pag-apruba, at pagtatapon ay naka-record na may pagkakakilanlan ng user, timestamp, at bago at pagkatapos na halaga.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPagproseso ng Permit, Lisensya at Serbisyo sa Mamamayan
Ang Town of Oakfield ay nag-digitize ng 40,000+ municipal na rekord — deed, property survey, birth/marriage/death certificate, voucher, at cemetery record — na pumalit sa $300,000 records room ng instant na serbisyo sa mamamayan.
Intake at Capture
Mga submission ng mamamayan sa front-desk, online portal, email, o papel na form ay naa-capture at naa-index nang awtomatiko.
Mga Uri ng Dokumento
Mga application form, supporting ID, sertipikasyon, inspection report, endorsement, at issued na permit o lisensya.
Mga Approval Actor
Mga frontline staff, inspector, division chief, at pinuno ng departamento na nag-aapruba sa bawat yugto na may dokumentadong desisyon.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa citizen-facing portal at payment system para i-link ang aplikasyon, bayad, at issued na dokumento.
Retention at Lifecycle
Ang application at issued na rekord ay retained ayon sa government records schedule, kasama ang archival ng historical permit.
Audit Evidence
Buong kasaysayan ng aplikasyon ay ma-trace mula submission hanggang issuance, kasama kung sino ang nag-apruba, kailan, at sa anong basehan.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoMga Workflow ng Pag-apruba sa Pagitan ng mga Departamento
Ang Town of Windham ay nag-digitize ng rekord sa Clerk's office, recreation, building, at assessor's departamento — ang retrieval ay mula sa mga araw o linggo pababa sa humigit-kumulang limang minuto sa 26,000 dokumento.
Intake at Capture
Mga memo, endorsement, resolution, at service request ay isinumite nang digital at naa-route base sa uri ng dokumento at departamento.
Mga Uri ng Dokumento
Mga internal memorandum, endorsement letter, resolution, service request, at supporting attachment.
Mga Approval Actor
Mga originating staff, division head, department head, at approving authority sa bawat routing step.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa email at internal notification system para alertuhan ang approver kapag may dokumentong dumating sa kanilang queue.
Retention at Lifecycle
Ang workflow record at kasaysayan ng desisyon ay retained kasama ang dokumento sa buong lifecycle ng rekord.
Audit Evidence
Bawat routing step, pag-apruba, pagtanggi, at komento ay naka-log na may actor, timestamp, at rationale ng desisyon.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoProcurement at Accounts-Payable Automation
Ang Jorge Tadeo Lozano University ay nag-digitize ng 3.5 milyong pahina sa HR, accounting, financial management, at workflow — na may e-signature integration at konektadong IT system.
Intake at Capture
Mga supplier invoice ay dumarating sa email, portal upload, o papel at naa-capture na may awtomatikong data extraction.
Mga Uri ng Dokumento
Mga purchase request, purchase order, supplier invoice, delivery receipt, at payment voucher.
Mga Approval Actor
Mga requesting officer, budget officer, procurement staff, at finance approver na nag-validate at nag-aapruba sa bawat yugto.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa ERP at accounting system para i-match ang invoice sa PO at i-post ang approved na transakyon.
Retention at Lifecycle
Ang procurement at payment record ay retained ayon sa government auditing rule at kinakailangan ng COA.
Audit Evidence
Kumpletong chain mula request hanggang payment ay ma-trace, kasama ang matching result, exception, at pag-apruba.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPamamahala ng HR File sa Gobyerno
Ang Jorge Tadeo Lozano University ay nagkonekta ng HR record sa iba't ibang departamento bilang bahagi ng 3.5 milyong pahinang digitization — personnel file, payroll, at training record na nagkakaisa na may e-signature approval.
Intake at Capture
Mga HR dokumento ay naa-capture mula sa submission, email, at internal form sa punto ng paglikha.
Mga Uri ng Dokumento
Mga 201 file, appointment paper, SALN, leave application, training certificate, PDS, at disciplinary record.
Mga Approval Actor
Mga HR officer, supervisor, at department head na nag-aapruba sa access, update, at personnel action.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa HRIS at payroll system para i-link ang personnel record sa employment action.
Retention at Lifecycle
Ang personnel record ay retained ayon sa kinakailangan ng Civil Service Commission at government records.
Audit Evidence
Ang access sa sensitibong personnel file ay naka-log, at bawat update ay versioned na may kumpletong kasaysayan.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoSecure na Pagpapalitan ng Dokumento sa Pagitan ng mga Ahensya
Magbahagi ng dokumento sa pagitan ng ahensya na may access control at central repository sa halip na email attachment.
Intake at Capture
Ang mga dokumento ay naa-upload o naililipat sa shared cabinet na may role-based access para sa mga kalahok na ahensya.
Mga Uri ng Dokumento
Mga inter-agency endorsement, joint memorandum, shared report, at reference material.
Mga Approval Actor
Mga designated na kinatawan ng ahensya na may tiyak na access right sa shared document collection.
Mga Integration Point
Nagbibigay ng secure na alternatibo sa email attachment, na may opsyonal na integration sa agency DMS instance.
Retention at Lifecycle
Ang shared na dokumento ay retained ayon sa records schedule ng ahensyang nagmamay-ari na may kontroladong access sa buong panahon.
Audit Evidence
Bawat access, download, at share action ay naka-log na may user, ahensya, at timestamp.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPagtupad sa Information Request at FOI
Ang Town of Windham ay nag-retrieve ng rekord para sa mamamayan sa humigit-kumulang limang minuto — election record, meeting minutes, vital record, lisensya, at legal case — na pumalit sa paghahanap na dating tumatagal ng mga araw o linggo.
Intake at Capture
Ang mga request sa impormasyon ay naka-log, at ang mga kaugnay na dokumento ay naa-retrieve mula sa indexed repository.
Mga Uri ng Dokumento
Mga hiniling na rekord, response letter, redaction record, at dokumentasyon ng pagtupad.
Mga Approval Actor
Mga records officer, legal reviewer, at approving authority na nag-validate kung ano ang ire-release at kung ano ang exempt.
Mga Integration Point
Naghahanap sa mga konektadong repository para mahanap ang responsive na dokumento anuman ang pinagmulan.
Retention at Lifecycle
Ang request record at response documentation ay retained ayon sa patakaran sa pamamahala ng rekord.
Audit Evidence
Bawat request ay sinusubaybayan mula pagtanggap hanggang pagtupad, kasama kung ano ang na-release, na-redact, o hindi ibinigay at bakit.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoLoan Origination at Pagsasama ng Loan File
Ang Kuwait Finance House ay nag-route ng loan application sa review committee na may automated indexing — ang desisyon ay mula sa hanggang isang linggo pababa sa isa o dalawang araw, na may secure na access sa historical na dokumento para sa legal na usapin.
Intake at Capture
Mga loan application, KYC dokumento, income proof, at collateral record ay dumarating sa branch, broker, o online portal.
Mga Uri ng Dokumento
Mga application form, ID, bank statement, payslip, tax return, collateral appraisal, at credit report.
Mga Approval Actor
Mga loan officer, credit analyst, credit committee, at approving officer sa bawat antas ng awtoridad.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa core banking system, credit bureau, at loan origination platform para pagsamahin ang file.
Retention at Lifecycle
Ang loan file ay retained ayon sa kinakailangan ng BSP, kasama ang closed account, sa mandated na retention period.
Audit Evidence
Bawat dokumentong naidagdag, na-review, at na-apruba ay naka-log, lumilikha ng defensible na loan-file history.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoKYC at Customer Onboarding
Ang Kuwait Finance House ay nagpamahala ng lahat ng customer identity at transaction-verification na dokumento nang digital — mula sa branch capture hanggang central archiving, na nag-eliminate ng mahal na courier logistics sa pagitan ng branch at central archive.
Intake at Capture
Mga onboarding dokumento ng customer ay naa-capture sa branch, sa online upload, o sa agent channel.
Mga Uri ng Dokumento
Mga valid ID, application form, beneficial ownership declaration, risk assessment, at resulta ng compliance check.
Mga Approval Actor
Mga onboarding officer, compliance analyst, at AML officer na nagre-review at nag-aapruba ng customer file.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa KYC/AML platform at core banking para i-link ang customer record sa iba't ibang system.
Retention at Lifecycle
Ang KYC record ay retained ayon sa BSP AML regulation, kasama ang update sa buong relasyon sa customer.
Audit Evidence
Bawat KYC check, review, at pag-apruba ay naka-log na may reviewer, petsa, at rationale ng desisyon.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoCredit Approval at Exception Workflow
Ang Arab Islamic Bank ay nagkonekta ng DocuWare direkta sa iMAL Path Solutions core-banking system — ang cross-departmental na pag-apruba ay naging seamless, na may lahat ng customer dokumento available anuman ang pinagmulan, at strict na data-protection compliance.
Intake at Capture
Mga credit proposal at exception request ay isinumite at naa-route base sa halaga, produkto, at antas ng panganib.
Mga Uri ng Dokumento
Mga credit proposal, risk assessment, collateral valuation, legal opinion, at approval memorandum.
Mga Approval Actor
Mga credit analyst, risk officer, legal counsel, at credit committee member sa bawat approval tier.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa credit scoring at risk system para i-attach ang assessment result sa approval file.
Retention at Lifecycle
Ang credit decision record ay retained ayon sa kinakailangan ng BSP, kasama ang exception at override.
Audit Evidence
Bawat pag-apruba, pagtanggi, exception, at override ay naka-log na may decision-maker, rationale, at timestamp.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoRetention ng Financial Record at Paghahanda sa Audit
Ang Arab Islamic Bank ay nakakatugon sa strict na data-protection regulation na may buong revision tracking — bawat transakyon ay naka-log na may tiyak na ID, at DocuWare ay maayos na naglista ng lahat ng dokumento para sa bawat transakyon para sa instant na audit retrieval.
Intake at Capture
Mga financial record ay naa-capture mula sa transaction system, accounting platform, at manual submission.
Mga Uri ng Dokumento
Mga financial statement, general ledger, supporting schedule, regulatory filing, at examination correspondence.
Mga Approval Actor
Mga finance officer, compliance staff, at auditor na nag-a-access ng rekord na may role-based permission.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa accounting at ERP system para i-archive ang transactional record na may buong context.
Retention at Lifecycle
Ang rekord ay retained ayon sa kinakailangan ng BSP, SEC, at BIR na may automated na pagtatapos sa lifecycle.
Audit Evidence
Kumpletong access at modification history ang sumusuporta sa regulatory examination at panloob na audit.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoAccounts Payable at Invoice Automation
Ang QSAC (Quality Services for the Autism Community) ay nag-migrate ng invoice approval sa DocuWare na may zero business interruption — secure na pag-route at storage ng financial record na may FundEZ accounting integration at audit-ready na workflow.
Intake at Capture
Mga supplier invoice ay dumarating sa email, portal, o papel at naa-capture na may awtomatikong data extraction.
Mga Uri ng Dokumento
Mga invoice, purchase order, delivery receipt, at payment approval.
Mga Approval Actor
Mga accounts payable staff, budget owner, at finance approver na nag-validate at nag-aapruba sa bawat threshold.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa ERP at accounting system para i-match ang invoice sa PO at i-post ang approved na payment.
Retention at Lifecycle
Ang AP record ay retained ayon sa kinakailangan ng BIR at BSP para sa tax at audit.
Audit Evidence
Bawat invoice, match result, exception, at pag-apruba ay naka-log para sa kumpletong payment trail.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoAccounts Receivable at Dokumentasyon ng Collection
Ang ADM Investor Services International ay bumuo ng customer-centric na digital file na may criteria-based retrieval — ang dating tumatagal ng oras sa filing room ay ngayon matter of seconds na, na may buong document history kada transakyon.
Intake at Capture
Mga customer order, invoice, at payment confirmation ay naa-capture at naa-link nang awtomatiko.
Mga Uri ng Dokumento
Mga sales order, invoice, delivery receipt, payment confirmation, at collection correspondence.
Mga Approval Actor
Mga AR staff, credit at collection officer, at sales team na nag-a-access at nag-update ng collection record.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa billing at CRM system para i-link ang invoice sa customer at order data.
Retention at Lifecycle
Ang AR record ay retained ayon sa kinakailangan ng BIR at BSP, kasama ang dunning at write-off documentation.
Audit Evidence
Bawat invoice, payment, adjustment, at collection action ay naka-log na may kumpletong traceability.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoExtraction ng Financial Statement at Dokumento
Ang ADM Investor Services International ay pumalit sa Word template at printing ng DocuWare form generation at email forwarding — ang customer file ay ngayon electronically structured na may detailed, criteria-based retrieval.
Intake at Capture
Mga financial dokumento ay naa-upload o nai-scan, at intelligent document processing ay nag-extract ng structured data.
Mga Uri ng Dokumento
Mga bank statement, balance sheet, income statement, mortgage document, at loan agreement.
Mga Approval Actor
Mga analyst, underwriter, at compliance officer na nagre-review ng extracted data at nag-validate ng resulta.
Mga Integration Point
Ang extracted data ay pumapasok sa loan origination, credit scoring, at financial analysis system.
Retention at Lifecycle
Ang source dokumento at extracted data ay retained ayon sa regulatory na kinakailangan.
Audit Evidence
Ang extraction confidence score, validation, at correction ay naka-log para sa quality assurance.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoWorkflow ng Claims Intake, Triage at Settlement
Ang Mayfair Insurance ay nagsimula sa claims management sa anim na African market gamit ang DocuWare Cloud — nag-capture, nag-extract, at nag-route ng claim mula submission hanggang settlement bago lumawak sa underwriting at accounting.
Intake at Capture
Mga claim ay dumarating sa email, portal, papel, at message-based channel at naa-capture at naa-classify nang awtomatiko.
Mga Uri ng Dokumento
Mga claim form, incident report, larawan, medical record, repair estimate, at settlement letter.
Mga Approval Actor
Mga claims intake staff, adjuster, examiner, at approver na humahawak ng claim sa bawat antas ng awtoridad.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa core insurance platform para i-link ang claim sa polisiya, coverage, at payment system.
Retention at Lifecycle
Ang claim file ay retained ayon sa kinakailangan ng Insurance Commission, kasama ang closed at disputed na claim.
Audit Evidence
Bawat claim action, mula intake hanggang settlement, ay naka-log na may actor, timestamp, at desisyon.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPamamahala ng Policy at Underwriting Document
Ang Mayfair Insurance ay lumawak mula sa claims patungo sa underwriting at invoice processing gamit ang DocuWare Cloud sa anim na African market — na may automated indexing at secure na pangmatagalang retention ng policy file.
Intake at Capture
Mga policy application, underwriting worksheet, at supporting dokumento ay naa-capture sa punto ng issuance.
Mga Uri ng Dokumento
Mga application, underwriting file, risk assessment, policy schedule, endorsement, at renewal.
Mga Approval Actor
Mga underwriter, agent, policy officer, at compliance staff na nag-a-access at nag-update ng policy file.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa policy administration system para i-link ang dokumento sa policy record.
Retention at Lifecycle
Ang policy file ay retained sa buong policy term kasama ang mandated na post-expiry retention period.
Audit Evidence
Bawat policy version, endorsement, at renewal ay versioned na may buong kasaysayan at access logging.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoKlasipikasyon at Extraction ng Claims Document
Ang Mayfair Insurance ay nagsimula sa claims management sa anim na African market gamit ang DocuWare Cloud — nag-classify at nag-extract ng data mula sa application, resibo, report, larawan, at supporting evidence bago lumawak sa underwriting at accounting.
Intake at Capture
Mga claims dokumento ay naa-upload o nai-scan at intelligent document processing ay nag-classify at nag-extract ng data.
Mga Uri ng Dokumento
Mga application, resibo, police report, medical certificate, larawan, at evidentiary dokumento.
Mga Approval Actor
Mga claims processor at adjuster na nagre-review ng extracted data at nag-validate ng classification result.
Mga Integration Point
Ang extracted data ay pumapasok sa claims management system para mapunan ang claim record nang awtomatiko.
Retention at Lifecycle
Ang source dokumento at extracted data ay retained ayon sa kinakailangan ng Insurance Commission.
Audit Evidence
Ang classification confidence, extraction, at correction ay naka-log para sa quality assurance.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPamamahala ng Broker at Agent Record
Ang KEMWEB ay nagpapamahala ng lahat ng kontrata — kasama ang insurance policy — sa secure, transparent na contract archive na may tracked na notice period, kasama ang invoice approval at HR record na may remote access.
Intake at Capture
Mga broker at agent dokumento ay naa-capture sa onboarding at sa buong relasyon.
Mga Uri ng Dokumento
Mga agent kontrata, lisensya, sertipikasyon, commission statement, correspondence, at training record.
Mga Approval Actor
Mga agency manager, compliance officer, at finance staff na nag-a-access at nag-update ng broker record.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa commission at agency management system para i-link ang rekord sa performance data.
Retention at Lifecycle
Ang broker record ay retained ayon sa regulatory na kinakailangan, kasama ang lisensya at commission history.
Audit Evidence
Bawat access, update, at renewal ng lisensya ay naka-log na may kumpletong traceability.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoRegulatory Retention at Suporta sa Audit
Ang GSC Logistics ay nakamit ang buong FMCSA compliance sa unang pagkakataon gamit ang DocuWare — kinikilala ang kulang na driver record, naghahanda sa California Highway Patrol audit, at nagbabawas ng liability na may up-to-date na insurance proof.
Intake at Capture
Mga regulatory filing, examination record, at compliance dokumentasyon ay naa-capture at naa-archive.
Mga Uri ng Dokumento
Mga regulatory report, examination correspondence, compliance certificate, at remediation record.
Mga Approval Actor
Mga compliance officer, legal counsel, at regulator na nag-a-access ng rekord na may kontroladong permission.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa compliance management system para i-link ang filing sa regulatory obligation.
Retention at Lifecycle
Ang rekord ay retained ayon sa kinakailangan ng Insurance Commission na may automated na lifecycle policy.
Audit Evidence
Kumpletong access at modification history ang sumusuporta sa regulatory examination at panloob na audit.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPagproseso ng Incoming Invoice para sa Insurer
Ang Mayfair Insurance ay lumawak mula sa claims patungo sa accounting at invoice processing gamit ang DocuWare Cloud — isang natural na second-phase rollout na nag-capture, nag-match, at nag-archive ng invoice na mas kaunting manual na gawain.
Intake at Capture
Mga supplier invoice ay dumarating sa email, portal, o papel at naa-capture na may awtomatikong data extraction.
Mga Uri ng Dokumento
Mga invoice, purchase order, service kontrata, at payment approval.
Mga Approval Actor
Mga accounts payable staff, budget owner, at finance approver na nag-validate at nag-aapruba sa bawat threshold.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa ERP at accounting system para i-match ang invoice sa PO at i-post ang approved na payment.
Retention at Lifecycle
Ang AP record ay retained ayon sa kinakailangan ng BIR at regulatory para sa tax at audit.
Audit Evidence
Bawat invoice, match result, exception, at pag-apruba ay naka-log para sa kumpletong payment trail.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoStandardization ng Proseso sa Lahat ng Branch
Ang Arab Islamic Bank ay nag-standardize ng document access sa lahat ng departamento — ang customer dokumento mula sa anumang source ay archived at available sa awtorisadong personnel sa pamamagitan ng core-banking interface, na nag-eliminate sa branch-by-branch na filing.
Intake at Capture
Mga dokumento mula sa lahat ng branch ay naa-capture sa central repository na may standardized na indexing.
Mga Uri ng Dokumento
Mga policy file, claim file, branch report, at correspondence mula sa lahat ng lokasyon.
Mga Approval Actor
Mga branch staff, regional manager, at head office team na nag-a-access ng rekord na may role-based permission.
Mga Integration Point
Nagbibigay ng iisang source of truth sa lahat ng branch, na pinapalitan ang local na filing system.
Retention at Lifecycle
Ang rekord ay retained ayon sa consistent na enterprise policy anuman ang originating branch.
Audit Evidence
Ang sentralisadong logging ay nagbibigay ng oversight sa aktibidad sa lahat ng branch at lokasyon.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoPamamahala ng Matter at Case File
Ang Bombardó ay nagpatupad ng controlled access, searchable na rekord, at secure na mobile/home-office access para matugunan ang strict na legal na data-protection requirement — binigyan ang attorney ng case-file access mula kahit saan.
Intake at Capture
Mga case dokumento ay naa-capture mula sa client submission, court filing, email, at internal drafting.
Mga Uri ng Dokumento
Mga pleading, motion, exhibit, correspondence, research memo, at court order.
Mga Approval Actor
Mga partner, associate, paralegal, at support staff na nag-a-access ng case file na may matter-based na permission.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa practice management at timekeeping system para i-link ang dokumento sa matter.
Retention at Lifecycle
Ang case file ay retained ayon sa kinakailangan ng bar association at client engagement.
Audit Evidence
Bawat access, edit, at version change ay naka-log na may kumpletong chain of custody.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoContract Lifecycle Management
Ang KEMWEB ay bumuo ng secure na contract archive para sa insurance policy, tangible-asset na kontrata, at notice period — na may invoice approval, Lexware accounting integration, digitized na HR record, at remote access para sa flexible na koponan.
Intake at Capture
Mga kontrata ay drafted, na-review, negotiated, at finalized sa loob ng document repository.
Mga Uri ng Dokumento
Mga draft, redline, final na bersyon, signature page, amendment letter, at renewal notice.
Mga Approval Actor
Mga drafting attorney, reviewing partner, signatory, at contract manager sa bawat yugto.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa e-signature platform at contract management system para i-link ang signed copy.
Retention at Lifecycle
Ang kontrata ay retained sa buong agreement term kasama ang mandated na post-expiry retention period.
Audit Evidence
Bawat draft, redline, pag-apruba, at signature ay versioned na may buong kasaysayan.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoLitigation Discovery at Pagsasama ng Evidence
Ang Town of Henrietta ay permanenteng nag-archive ng claim, lawsuit, planning at zoning case file, meeting record, at public documentation — nagbibigay ng defensible na legal-records archive na may instant na retrieval.
Intake at Capture
Mga discovery dokumento ay naa-capture mula sa opposing counsel, court filing, at client record.
Mga Uri ng Dokumento
Mga pleading, exhibit, deposition transcript, correspondence, at evidentiary dokumento.
Mga Approval Actor
Mga litigation attorney, paralegal, at expert na nagre-review at nag-oorganize ng discovery material.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa e-discovery at case management tool para i-link ang dokumento sa case strategy.
Retention at Lifecycle
Ang discovery material ay retained ayon sa court rule at kinakailangan ng client engagement.
Audit Evidence
Bawat dokumento ay naka-tag na may source, petsa, at chain of custody para sa evidentiary integrity.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoClient Onboarding at KYC File
Ang Quick Custom Intelligence (QCI) ay gumagamit ng company-wide notification at humigit-kumulang isang dosenang active workflow — kasama ang controlled legal-contract workflow — para pamahalaan ang client onboarding at engagement documentation.
Intake at Capture
Mga onboarding dokumento ng kliyente ay naa-capture sa engagement, kasama ang conflict-check input.
Mga Uri ng Dokumento
Mga engagement letter, ID, corporate record, conflict-check result, at pag-apruba.
Mga Approval Actor
Mga intake partner, compliance staff, at conflicts committee na nagre-review at nag-aapruba ng bagong engagement.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa practice management system para i-link ang onboarding sa matter creation.
Retention at Lifecycle
Ang onboarding at conflict record ay retained ayon sa kinakailangan ng bar association.
Audit Evidence
Bawat onboarding step, conflict check, at pag-apruba ay naka-log na may kumpletong traceability.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoChain-of-Custody at Kontrol sa Integridad ng Dokumento
Ang Bombardó ay nagpatupad ng controlled access at legal na data-protection requirement na may searchable na rekord at secure na mobile/home-office access — sinisiguro na bawat file ay may dokumentadong paghawak sa buong lifecycle nito.
Intake at Capture
Bawat dokumentong pumapasok sa system ay naka-log na may source, petsa, at receiving party.
Mga Uri ng Dokumento
Lahat ng case at contract dokumento, na may version control at access logging sa buong panahon.
Mga Approval Actor
Lahat ng personnel na may access sa dokumento ay subject sa chain-of-custody control.
Mga Integration Point
Nagbibigay ng integrity layer sa lahat ng practice management at document system.
Retention at Lifecycle
Ang integrity record ay retained sa buong document lifecycle at higit pa.
Audit Evidence
Bawat access, pagbabago, transfer, at pagbura ay naka-log na may user, timestamp, at aksyon.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoInternal Legal-Review Workflow
Ang Quick Custom Intelligence (QCI) ay nagpapatakbo ng humigit-kumulang isang dosenang active workflow na may company-wide notification — kasama ang legal-contract review workflow na nag-route sa assigned reviewer na may dokumentadong desisyon.
Intake at Capture
Mga review request ay isinumite at naa-route sa assigned na reviewer base sa uri ng dokumento at matter.
Mga Uri ng Dokumento
Mga kontrata, polisiya, dispute dokumento, compliance report, at review comment.
Mga Approval Actor
Mga reviewing attorney, approving partner, at compliance officer sa bawat review stage.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa practice management para i-link ang review sa matter at deadline.
Retention at Lifecycle
Ang review record at komento ay retained kasama ang dokumento sa buong lifecycle.
Audit Evidence
Bawat review, komento, pag-apruba, at pagtanggi ay naka-log na may reviewer at timestamp.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoSecure na Pagpapalitan ng Dokumento ng Kliyente
Ang McBride & Son Contracting ay gumagamit ng DocuWare para subaybayan ang property-work na petsa at pagbutihin ang lien-filing efficiency sa loob ng anim na buwang filing period — sinisiguro na ang legal na deadline ay natutugunan na may dokumentadong evidence.
Intake at Capture
Mga kliyente dokumento ay naa-upload sa secure shared cabinet na may access na kontrolado ayon sa kliyente at matter.
Mga Uri ng Dokumento
Mga client deliverable, signed dokumento, confidential correspondence, at reference material.
Mga Approval Actor
Mga firm staff at awtorisadong kliyente na may tiyak na access right sa shared collection.
Mga Integration Point
Nagbibigay ng secure na alternatibo sa email, na may opsyonal na link sa client portal.
Retention at Lifecycle
Ang shared na dokumento ay retained ayon sa engagement term at regulatory na kinakailangan.
Audit Evidence
Bawat upload, download, at share action ay naka-log na may user, kliyente, at timestamp.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoIntelligent Document Capture at Klasipikasyon
Intake at Capture
Ang mga dokumento ay naa-capture mula sa scanner, email, portal, mobile device, at network folder na may awtomatikong klasipikasyon.
Mga Uri ng Dokumento
Mga invoice, form, ID, kontrata, claim, case file, at correspondence sa lahat ng sektor.
Mga Approval Actor
Mga knowledge worker, compliance staff, at process owner na nag-validate ng classification at extraction result.
Mga Integration Point
Nagpapadala ng classified na dokumento sa workflow, ERP, at practice management system.
Retention at Lifecycle
Ang na-capture na dokumento ay pumapasok sa retention lifecycle kaagad pagkatapos ng klasipikasyon.
Audit Evidence
Ang capture source, classification confidence, at anumang correction ay naka-log para sa quality assurance.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoWorkflow Approval na may Audit Trail
Intake at Capture
Ang mga dokumento ay pumapasok sa workflow queue base sa uri, departamento, at routing rule.
Mga Uri ng Dokumento
Mga approval request, supporting dokumento, decision memorandum, at exception record.
Mga Approval Actor
Mga approver sa bawat antas ng awtoridad, na may delegation at escalation support.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa email, ERP, at notification system para alertuhan ang approver.
Retention at Lifecycle
Ang workflow history ay retained kasama ang dokumento sa buong lifecycle.
Audit Evidence
Bawat pag-apruba, pagtanggi, delegation, at exception ay naka-log na may actor, timestamp, at rationale.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoRetention, Records Management at Defensible Disposal
Intake at Capture
Ang mga rekord ay naa-classify ayon sa uri at naa-assign ng retention schedule sa pag-capture.
Mga Uri ng Dokumento
Lahat ng regulated na rekord sa gobyerno, pananalapi, insurance, at legal na sektor.
Mga Approval Actor
Mga records officer, compliance staff, at approving authority na nagpapamahala ng retention at pagtatapon.
Mga Integration Point
Nagpatupad ng consistent na patakaran sa lahat ng konektadong repository at system.
Retention at Lifecycle
Ang retention period ay ipinatutupad ayon sa uri ng dokumento, na may automated na pagtatapos sa lifecycle.
Audit Evidence
Bawat retention action, transfer, at pagtatapon ay naka-log na may approver, petsa, at paraan.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoSecure na Digital na Case/Client/Customer File
Intake at Capture
Lahat ng dokumentong kaugnay ng tao, account, o matter ay pagsasamahin sa iisang secure na file.
Mga Uri ng Dokumento
Mga customer file, loan file, policy file, case file, at citizen record.
Mga Approval Actor
Mga awtorisadong staff na may role-based access sa tiyak na file at rekord.
Mga Integration Point
Nag-link ng dokumento mula sa maraming source system sa iisang unified na file view.
Retention at Lifecycle
Ang file ay retained ayon sa regulatory at engagement na kinakailangan na may kontroladong access.
Audit Evidence
Bawat access, update, at share ay naka-log na may user, timestamp, at aksyon.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoContract Management
Intake at Capture
Ang mga kontrata ay drafted, na-review, negotiated, na-sign, at naa-archive sa loob ng repository.
Mga Uri ng Dokumento
Mga draft, redline, final na bersyon, signature page, amendment, at renewal notice.
Mga Approval Actor
Mga drafting staff, reviewer, approver, signatory, at contract manager.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa e-signature at contract management platform.
Retention at Lifecycle
Ang kontrata ay retained sa buong agreement term kasama ang mandated na post-expiry period.
Audit Evidence
Bawat draft, review, pag-apruba, at signature ay versioned na may buong kasaysayan.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoHR Document Management
Intake at Capture
Mga HR dokumento ay naa-capture mula sa submission, email, at internal form.
Mga Uri ng Dokumento
Mga 201 file, employment kontrata, onboarding record, leave application, training certificate, at disciplinary record.
Mga Approval Actor
Mga HR officer, supervisor, at department head na may role-based access.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa HRIS at payroll system para i-link ang personnel record.
Retention at Lifecycle
Ang personnel record ay retained ayon sa labor regulation at company policy.
Audit Evidence
Ang access sa sensitibong file ay naka-log, at bawat update ay versioned.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na ItoAccounts-Payable Automation
Intake at Capture
Mga supplier invoice ay dumarating sa email, portal, o papel at naa-capture na may awtomatikong data extraction.
Mga Uri ng Dokumento
Mga invoice, purchase order, delivery receipt, at payment approval.
Mga Approval Actor
Mga AP staff, budget owner, at finance approver sa bawat threshold.
Mga Integration Point
Nakakonekta sa ERP at accounting system para i-match ang invoice sa PO at i-post ang payment.
Retention at Lifecycle
Ang AP record ay retained ayon sa kinakailangan ng BIR at regulatory.
Audit Evidence
Bawat invoice, match result, exception, at pag-apruba ay naka-log para sa kumpletong payment trail.
Gusto mo itong i-configure para sa iyong organisasyon?
Pag-usapan ang Use Case na Ito