Paganahin ang Pagtutulungan ng Koponan
Baguhin ang indibidwal na pag-access sa dokumento tungo sa pagtutulungan ng koponan gamit ang mga pag-apruba, e-signature, at integrasyon sa sistema.
Mula sa Indibidwal na Access Tungo sa Mga Workflow ng Koponan
Gawing Madali ang Mga Manu-manong Workflow
Sa mga digitized at searchable na dokumento, handa ka nang paganahin ang pagtutulungan ng koponan. Ang Level 3 ay nagdadagdag ng mga tool na kailangan ng mga koponan upang magtrabaho nang magkasama: secure sharing, mga approval workflow, e-signature, at integrasyon sa sistema.
Isipin ang level na ito bilang "gawing madali ang mga manu-manong workflow"—ang mga dokumento ay dumadaloy sa iyong organisasyon na may malinaw na visibility at kontrol, ngunit ang mga mahalagang desisyon ay nangangailangan pa rin ng paghatol ng tao. Inihahanda ka nito para sa Level 4 kung saan ang mga prosesong ito ay nagiging ganap na automated.
Bakit Makipagtulungan Bago Mag-automate?
- Subukan at pinuhin ang mga workflow bago ang automation
- Bumuo ng pagtanggap ng gumagamit at pamamahala ng pagbabago
- Kilalanin ang mga bottleneck at mga pagkakataon sa pag-optimize
- Agarang ROI habang naghahanda para sa BPA
Mga Tampok ng Pagtutulungan at Integrasyon
Secure na Pagbabahagi
- • Magbahagi ng mga dokumento sa panloob/panlabas na gumagamit
- • Mga time-limited access link
- • Mga kontrol sa pag-download at pag-print
- • Watermarking para sa mga sensitibong dokumento
- • Pagsubaybay ng aktibidad at mga notification
Mga Approval Workflow
- • Mga multi-step approval chain
- • Parallel at serial na mga pag-apruba
- • Mga email notification at paalala
- • Mga kakayahan sa mobile approval
- • Delegasyon at escalation
E-Signature
- • Mga legal binding digital signature
- • Mga multi-party signing workflow
- • Audit trail para sa compliance
- • Integrasyon sa mga e-signature provider
- • Suporta sa mobile signing
Mga Annotation at Komento
- • Magdagdag ng mga tala at komento sa mga dokumento
- • Mga tool sa pag-highlight at markup
- • @mention ng mga miyembro ng koponan
- • Mga thread ng komento at mga tugon
- • Resolbahin at subaybayan ang mga talakayan
Integrasyon sa ERP
- • SAP, Oracle, Microsoft Dynamics
- • Integrasyon sa QuickBooks, Xero
- • Automatic na pag-attach ng dokumento
- • Two-way data synchronization
- • Mga dokumentong nakalink sa transaksyon
Pamamahala ng Gawain
- • Mag-assign ng mga gawain na may mga dokumento
- • Mga due date at priyoridad
- • Pagsubaybay ng status ng gawain
- • Mga email at mobile notification
- • Mga dashboard view para sa mga manager
Pagtutulungan sa Aksyon
Workflow ng Pag-apruba ng Invoice
- 1. Ang AP clerk ay nag-scan ng invoice → System ay kumukuha ng data
- 2. Ang invoice ay nag-route sa department manager para sa pag-apruba
- 3. Ang manager ay nag-apruba sa pamamagitan ng email o mobile app
- 4. Ang mga halaga na > ₱50k ay awtomatikong umaakyat sa CFO
- 5. Ang naaprubahang invoice ay ipinapadala sa accounting
- 6. Ang dokumento ay ina-attach sa accounting system
Workflow ng Pagpapatupad ng Kontrata
- 1. Ang legal ay nag-upload ng draft ng kontrata sa repository
- 2. Ang procurement ay nagsuri at nagdagdag ng mga komento
- 3. Ang finance ay nagsuri ng mga tuntunin sa presyo
- 4. Ang final version ay ipinadala para sa e-signature
- 5. Ang parehong partido ay nag-sign nang digital
- 6. Ang naipatupad na kontrata ay naka-archive na may audit trail
ROI ng Pagtutulungan
Malapit Na: Isang Level Mula sa Kumpletong BPA
Enterprise DocuWare para sa mga Organisasyong Pilipino
Ang Enterprise Content Management (ECM) ay kumakatawan sa isang komprehensibong diskarte sa pamamahala ng lahat ng anyo ng nilalaman ng organisasyon sa buong lifecycle nito. Ang DocuWare ay nagbibigay ng unified platform na kumukuha, namamahala, nag-iimbak, nananatili, at naglalahad ng nilalaman upang suportahan ang mga proseso ng negosyo at paganahin ang matalinong paggawa ng desisyon.
Para sa mga negosyong Pilipino, ang DocuWare ay lumalampas sa mga tradisyonal na filing system upang lumikha ng digital ecosystem kung saan ang lahat ng nilalaman—mula sa mga kontrata at invoice hanggang sa mga email at multimedia file—ay marunong na nakaayos, madaling ma-access, at seamlessly integrated sa mga workflow ng negosyo.
Ang DocuWare ay pinagsasama ang mga advanced na teknolohiya tulad ng artificial intelligence, machine learning, at cloud computing upang i-automate ang mga proseso ng nilalaman, pahusayin ang pagtutulungan, at magbigay ng mga insight na nagpapalakas sa paglaki ng negosyo, na nagbibigay-daan sa mga organisasyon na tumugon nang mas mabilis sa mga pagkakataon at mapanatili ang competitive advantage.
Mga Pangunahing Bahagi ng Enterprise DocuWare
%20(Pillar)/components-enterprise-content-management-systems.svg)
Ang anim na pangunahing bahagi ay nagtutulungan upang lumikha ng komprehensibong DocuWare ecosystem
DocuWare Storage
Centralized storage, version control, at lifecycle management para sa lahat ng uri ng dokumento na may advanced na kakayahan sa paghahanap at pagkuha sa DocuWare.
DocuWare Records Management
Automated retention policies, compliance tracking, at secure na pagtatapon ng mga rekord ayon sa mga kinakailangan sa regulasyon sa DocuWare.
DocuWare Workflow Management
Automated na mga proseso ng negosyo na may intelligent routing, approval chain, at task management para sa pinahusay na kahusayan sa DocuWare.
DocuWare Content Discovery
AI-powered na paghahanap, content analytics, at intelligent na mga rekomendasyon upang matulungan ang mga gumagamit na makahanap ng relevant na impormasyon nang mabilis sa DocuWare.
DocuWare Collaboration Platform
Real-time collaboration tool, secure sharing, at mga feature ng komunikasyon na nagbibigay-daan sa mga koponan na magtrabaho nang magkasama nang epektibo sa DocuWare.
DocuWare Compliance at Governance
Built-in compliance feature, audit trail, at governance control upang matugunan ang mga kinakailangan sa regulasyon at bawasan ang panganib sa DocuWare.
DocuWare Operational Excellence
- Pinahusay na Kahusayan ng DocuWare: 75% mas mabilis na pagkuha at pagproseso ng dokumento
- Pinahusay na Pagtutulungan sa DocuWare: Real-time access sa lahat ng koponan
- Pagbabawas ng Gastos sa DocuWare: 60% pagbawas sa operational cost na may kaugnayan sa dokumento
- Mas Magandang Paggawa ng Desisyon: Instant na DocuWare access sa impormasyon
DocuWare Risk Management at Compliance
- DocuWare Regulatory Compliance: Automated compliance sa BIR, SEC, at mga regulasyon ng industriya
- Pinahusay na Seguridad ng DocuWare: Role-based access at audit trail
- DocuWare Audit Readiness: Kumpletong dokumentasyon at traceability para sa lahat ng nilalaman
- DocuWare Disaster Recovery: Automated na mga backup at pagpaplano ng pagpapatuloy
DocuWare vs Tradisyonal na Content Management
| Kakayahan | Tradisyonal na Diskarte | DocuWare Platform |
|---|---|---|
| DocuWare Content Capture | Manu-manong pag-scan at pag-file | Automated na DocuWare capture na may AI classification |
| DocuWare Search at Retrieval | Manu-manong pag-browse sa mga folder | Intelligent na DocuWare search na may metadata at full-text |
| DocuWare Workflow Management | Email-based na mga pag-apruba | Automated na DocuWare routing at task management |
| DocuWare Compliance Tracking | Manu-manong pag-iingat ng rekord | Automated na DocuWare compliance at audit trail |
| DocuWare Collaboration | Email attachment at shared drive | Real-time DocuWare collaboration na may version control |
| DocuWare Security | Folder-level na mga pahintulot | Granular na DocuWare access control at encryption |
Estratehiya ng Pagpapatupad ng DocuWare
Phase 1: DocuWare Foundation (Mga Buwan 1-3)
- • Content audit at classification
- • Disenyo ng DocuWare architecture
- • Core platform deployment
- • Pagsasanay ng gumagamit at adoption
- • Basic na pagpapatupad ng DMS workflow
Phase 2: DocuWare Optimization (Mga Buwan 4-6)
- • Advanced na DocuWare workflow automation
- • Integrasyon sa mga business system
- • Pag-setup ng DMS analytics at reporting
- • Pagpapatupad ng compliance framework
- • Pag-optimize ng performance
Mga Sukatan ng Tagumpay ng DocuWare
Handa Na Ba para sa Kumpletong Automation?
Ang Level 4 ay nagbabago ng iyong mga manu-manong workflow tungo sa intelligent, ganap na automated na mga proseso ng negosyo—Business Process Automation (BPA).