Linawin ang mga desisyon at kung sino ang may responsibilidad

Responsable	Papel sa pagpaplano
Agency leadership at records officer	Kumpirmahin ang record series, custody, naaangkop na disposition schedules at approvals.
Process owners	Ipaliwanag kung paano ginagawa, ginagamit, inaaprubahan, hinahanap at itinatama ang records.
Data Protection Officer	Suriin ang layunin ng personal-data processing, access, privacy risks, retention at provider arrangements.
IT at security	Suriin ang authentication, integration, hosting, backup, recovery, monitoring at exports.
Procurement at legal teams	Suriin ang requirements, contract scope, naaangkop na procurement rules at acceptance obligations.

1. I-inventory ang record series, hindi lang ang mga kahon

Batayan ang inventory guidance ng NAP para sa pagtatala ng public records. Sundin ang prescribed agency process at kasalukuyang NAP forms; pantulong sa paghahanda ang downloadable worksheet dito.

Tukuyin ang opisina, custodian, record-series title, layunin at business process.
Ilista ang date range, format, lokasyon at tinatayang volume; ihiwalay ang originals, copies at born-digital records.
Tukuyin ang fields para mahanap ang record, gaya ng reference number, petsa, opisina at transaction type.
Tukuyin ang personal o sensitive data, access restrictions at records na nangangailangan ng espesyal na paghawak.
Itala ang gaps, duplicate collections at kasalukuyang repositories nang walang inililipat o sinisirang records.

Source: NAP General Circular No. 4 — Guidelines on National Inventory of Records

2. Itala ang awtoridad sa bawat retention decision

Itugma ang bawat series sa naaangkop na approved agency Records Disposition Schedule o General Records Disposition Schedule reference. Itala ang retention trigger at periods; huwag magtakda ng iisang tagal para sa lahat ng dokumento.

Hindi pahintulot ang scanning para sirain ang paper original. Nasa NAP guidance at Form No. 2 ang pangangailangan ng prior written authority mula sa NAP Executive Director bago mag-dispose ng public records. Sundin ang kasalukuyang disposal procedure at suriin ang naaangkop na legal, audit o investigation holds bago ang anumang disposal.

Itala ang eksaktong schedule, item number, approving authority at effective version.
Ipaayos sa records officer ang kulang o magkasalungat na schedule references bago mag-configure ng deletion rules.
Itala ang anumang hold, review date at taong awtorisadong mag-release nito.
Magkahiwalay na desisyon ang retention, access restrictions at disposal approval.

Source: National Archives of the Philippines — Records Disposition Schedule, Form No. 2 · NAP General Circular No. 5 (2023) — Disposal of Valueless Records · National Archives of the Philippines — Frequently Asked Questions

3. Planuhin ang privacy at access bago mag-migrate

Saklaw ng NPC Circular 2023-06 ang security ng personal data sa government at private sector; pinalitan nito ang Circular 16-01. Kasama rito ang privacy impact assessment, access controls at business continuity. I-map ang proyekto sa naaangkop na requirements kasama ang DPO.

Idokumento kung bakit pinoproseso ang personal data at kung aling roles ang kailangang mag-view, magbago, mag-approve, mag-export o mag-administer nito.
Gumamit ng representative samples na may angkop na proteksyon; huwag mag-upload ng aktuwal na citizen o employee records sa public inquiry form.
Linawin ang authentication, role approval, access reviews at pagtanggal ng access kapag lumipat ng tungkulin o umalis ang staff.
Tukuyin ang provider duties, service locations, incident arrangements at controls sa subcontracted processing.

Source: NPC Circular 2023-06 — Security of Personal Data in the Government and the Private Sector · NPC announcement — Circular 2023-06 replaces Circular 16-01 · NPC — Implementing Rules and Regulations of the Data Privacy Act

4. Pumili ng pilot na may nakikitang acceptance tests

Bahagi ng pilot	Halimbawa ng acceptance evidence na pagkakasunduan
Inventory at migration	Itugma ang source manifest sa imported files at itala ang bawat exception.
Document quality	Suriin ang napagkasunduang sample para sa completeness, orientation, readability at metadata accuracy.
Retrieval	Ipahanap sa authorized users ang sample records gamit ang tunay na reference numbers at search terms.
Permissions	Ipakitang nagagawa ng approved role ang task at hindi naa-access ng restricted role ang parehong records.
Workflow	Ipakita ang approval, delegation, return for correction at exception handling.
Recovery at exit	Ipakita ang napagkasunduang restore/export sample at idokumento ang limitations.

5. Isama ang operations sa plano

Magtalaga ng administrator at alternate, na may nakasulat na operating instructions.
Pagkasunduan ang backup owner, restore-test responsibilities at recovery exercise.
Tukuyin kung sino ang susuri ng access, import errors at workflow exceptions pagkatapos ng go-live.
Linawin ang export deliverables, assistance at gastos para sa posibleng future transition.
Magpanatili ng issue register at kumuha ng documented pilot acceptance bago palawakin ang scope.

Gawing scoped planning engagement ang checklist

Sa unang engagement, maaaring ihanda ang records-inventory outline, draft access matrix, gap register at phased pilot plan para sa isang napagkasunduang opisina o record collection. Hindi nito pinahihintulutan ang disposal o pinipili ang mananalo sa procurement.

Mga source at karagdagang babasahin

Sinuri ang content at sources noong 26 Oktubre 2026